Microsoft Outlook e Salesforce sincronizzati

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SINCRONIZZAZIONE DI MICROSOFT® OUTLOOK® E BASE DI SALESFORCE

Se sia Outlook che Salesforce sono essenziali per la tua routine lavorativa quotidiana, puoi aumentare la tua produttività sincronizzando automaticamente i due sistemi. Salesforce per Outlook, un'applicazione di integrazione di Microsoft® Outlook® che si installa, sincronizza contatti, eventi e attività tra Outlook e Salesforce. Oltre a sincronizzare questi elementi, puoi aggiungere e-mail, allegati, eventi e attività di Outlook a più contatti Salesforce e view Record di Salesforce relativi ai contatti e ai lead nelle e-mail e negli eventi, tutto direttamente in Outlook. Potresti essere in grado di personalizzare ciò che sincronizzi e le indicazioni di sincronizzazione tra Outlook e Salesforce. L'amministratore determina il livello al quale è possibile personalizzare queste impostazioni in Salesforce. In questa guida imparerai i dettagli più essenziali per iniziare a utilizzare Salesforce per Outlook.

Cosa va dove?

Nella maggior parte dei casi, le organizzazioni configurano Salesforce per Outlook per sincronizzare contatti, eventi e attività in entrambi i modi tra Outlook e Salesforce. Ciò mantiene i tuoi dati sincronizzati automaticamente. La tua organizzazione, tuttavia, potrebbe differire per ciò che puoi sincronizzare e la direzione in cui sincronizzare. Per esample, l'organizzazione può sincronizzare solo i contatti e gli eventi da Salesforce a Outlook. Se la tua organizzazione è configurata per aggiungere e-mail e condividere attività, selezionerai solo le e-mail che desideri aggiungere ai record Salesforce di tua scelta. In particolare, puoi aggiungere un'e-mail a più contatti e a un altro record a cui puoi associare attività, come un account, un caso o un'opportunità.

OTTENERE UN ALTO LIVELLO VIEW DEL TUO LAVORO DI INTEGRAZIONE

Riproviamo velocementeview come completerai il tuo lavoro di integrazione con Outlook e Salesforce utilizzando Salesforce per Outlook v2.2.0 o versioni successive.

Sincronizzazione di contatti, eventi e attività

La sincronizzazione degli elementi tra Outlook e Salesforce è semplice e automatica. Prima di qualsiasi sincronizzazione, dovrai decidere se desideri che Salesforce per Outlook sincronizzi tutti i tuoi elementi o solo quelli specificati. Se scegli di specificare gli elementi che desideri sincronizzare, lo farai in questo modo.

1. Seleziona gli elementi che desideri sincronizzare. È possibile selezionare più elementi premendo CTRL mentre si fa clic sugli elementi.
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un elemento selezionato, quindi selezionare Categorizza > Sincronizza con Salesforce. Gli elementi verranno sincronizzati automaticamente durante il ciclo di sincronizzazione successivo.

Lavorare con i record Salesforce direttamente in Outlook

Comprendiamo che potresti dedicare la maggior parte del tuo tempo a vendere ai tuoi clienti mentre lavori in Outlook. Per aiutarti nel processo di vendita, abbiamo incluso il pannello laterale di Salesforce, che appare in Outlook.

Ottenere un alto livello View del tuo lavoro di integrazione

Quando selezioni un'e-mail dalla Posta in arrivo o un evento dal Calendario in Outlook, il pannello laterale di Salesforce mostra i dettagli relativi ai contatti e ai lead di Salesforce direttamente in Outlook. Dopo che l'amministratore ha abilitato il pannello laterale nella configurazione di Outlook, il pannello laterale visualizza fino a 10 contatti e lead dai campi Da, A e Cc dell'e-mail o dell'evento. Inoltre, il pannello laterale di Salesforce:

• Visualizza fino a quattro attività, opportunità e casi relativi ai contatti e ai lead visualizzati nel pannello laterale.
• Consente di aggiungere e-mail di Outlook e relativi allegati a più record Salesforce.
• Consente di aggiungere eventi e attività di Outlook a più contatti e a un altro record con cui è possibile correlare attività, ad esempio un account, un caso o persino un record di oggetto personalizzato.
• Rileva contatti o lead duplicati. Scegli quelli più appropriati da visualizzare nel pannello laterale.
• Include una funzione di ricerca per trovare record Salesforce aggiuntivi.
• Include collegamenti a view i dettagli completi del record direttamente in Salesforce.

Ecco come utilizzerai il pannello laterale.

1. Seleziona un'e-mail o un evento in Outlook.
2. Review il contenuto di Salesforce che appare nel pannello laterale, che mostra contatti e lead in base all'ordine in cui appaiono nei campi Da, A e Cc dell'e-mail o dell'evento. Per ogni contatto e lead, è facile view attività, opportunità e casi correlati. Se lo desidera view tutti i dettagli del record, è sufficiente fare clic sul collegamento di un record per aprirlo direttamente in Salesforce. Per aggiungere la tua e-mail o evento ai record Salesforce di tua scelta, fai clic su accanto a quei record. Gli allegati e-mail vengono inclusi automaticamente quando si aggiunge un'e-mail a Salesforce, a meno che l'organizzazione non abbia abilitato la funzione che consente di selezionare allegati e-mail specifici. In tal caso, vedrai accanto ai singoli allegati nel tuo pannello laterale. Fare clic sull'icona per aggiungere tali allegati a Salesforce. Se la funzione Account e contatti social è abilitata in Salesforce, il pannello laterale mostra Facebook® o Twitter™ profile foto, quelle che hai scelto di mostrare in Salesforce per quei contatti e lead.
   Ottenere un alto livello View del tuo lavoro di integrazione
3. Seleziona gli altri contatti e lead relativi alla tua email a view i loro dettagli, insieme alle attività, ai casi e alle opportunità correlati.
4. visualizzare rapidamente i record Salesforce a cui hai aggiunto e-mail o eventi. Se non vedi i record che stai cercando, fai clic per trovare altri record, quindi aggiungi messaggi di posta elettronica, eventi o attività dall'elenco delle attività di Outlook. C'è anche una funzione di compressione per nascondere il pannello laterale.

FORZA VENDITA PER I REQUISITI DI SISTEMA DI OUTLOOK

Riproviamoview questi requisiti prima di scaricare e installare Salesforce per Outlook v2.2.0 o versioni successive.

Altri requisiti

Requisiti di sistema di Salesforce per Outlook

IL GRANDE QUADRO PER L'IMPOSTAZIONE DELLA FORZA VENDITA PER OUTLOOK

La configurazione di Salesforce per Outlook è semplice e veloce.

1. Da Salesforce, scaricherai il programma di installazione di Salesforce per Outlook.
2. Installerai Salesforce per Outlook sul tuo computer, quindi eseguirai una semplice procedura di configurazione.
3. A seconda delle restrizioni impostate dall'amministratore, personalizzerai le impostazioni di Salesforce per Outlook per sincronizzare ciò che desideri e indicherai le direzioni di sincronizzazione tra Microsoft® Outlook® e Salesforce.

È ora possibile continuare a scaricare il programma di installazione di Salesforce per Outlook a pagina 8.

SCARICA LA FORZA VENDITA PER L'INSTALLATORE DI OUTLOOK

Potrai scaricare il programma di installazione da Salesforce.

1. Chiudi Microsoft® Outlook®.
2. Se stai scaricando Salesforce per Outlook per la prima volta, vai al passaggio successivo. Se si esegue l'aggiornamento, chiudere prima Salesforce per Outlook facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'icona Salesforce per Outlook ( ) nella barra delle applicazioni e facendo clic su Esci. Quindi, segui i passaggi in base alla versione da cui stai aggiornando:
   • Per eseguire l'aggiornamento da Salesforce per Outlook v2.4.2 o precedenti, disinstallare la versione corrente dal Pannello di controllo di Microsoft Windows®.
   • Per eseguire l'aggiornamento da Salesforce per Outlook v2.5.0. o più tardi, vai al passaggio successivo.
3. Dalle impostazioni personali, immettere Salesforce per Outlook nella casella Ricerca veloce, quindi selezionare Salesforce per Outlook.
4. Fare clic su Scarica. Quindi fare clic su Salva File. Se il pulsante Download non è disponibile, chiedi all'amministratore di assegnarti a una configurazione di Outlook.

Se sei un amministratore, distribuisci installazioni a più utenti contemporaneamente usando la versione .msi del programma di installazione. Procediamo ora con Installazione e configurazione di Salesforce per Outlook a pagina 9.

Ora che hai scaricato il programma di installazione, puoi iniziare il processo di installazione e configurazione.

1. Apri l'installazione file scaricato e salvato e completa la procedura guidata di installazione.
   Nota: Se non hai ancora installato .NET 4, la procedura guidata di installazione lo installa per te. Tenere presente che l'installazione guidata richiede di riavviare il computer dopo aver installato .NET 4. Dopo il riavvio, eseguire nuovamente l'installazione guidata per completare il processo di installazione.
2. Aprire Microsoft® Outlook®. Viene visualizzata la procedura guidata di configurazione e l'icona di Salesforce per Outlook ( ) viene visualizzato nella barra delle applicazioni. Se la procedura guidata non si apre, puoi avviarla manualmente. Fare clic con il pulsante destro del mouse e fare clic su Impostazioni.
3. Se desideri accedere a un sito diverso da quello predefinito, fai clic su Modifica URL e scegli il server a cui vuoi connetterti. Se il server che desideri non è elencato, seleziona Altro... e inserisci il URL, ad esempio un dominio personalizzato utilizzato dalla tua organizzazione.
4. Inserisci il tuo nome utente e la tua password.
5. Fare clic su Approva. In questo modo viene creata una connessione sicura tra Outlook e Salesforce. Non è necessario accedere nuovamente a meno che non si verifichi un errore.
   Nota: Se la tua organizzazione limita gli indirizzi IP, gli accessi da IP non attendibili vengono bloccati finché non vengono attivati. Salesforce ti invia automaticamente un'e-mail di attivazione che puoi utilizzare per accedere. In questo modo puoi connetterti senza restrizioni IP da qualsiasi luogo.
6. Fare clic su Avanti e review le indicazioni di sincronizzazione impostate dall'amministratore. Per sincronizzare gli elementi di Outlook in cartelle diverse, fai clic su Cambia cartella e seleziona le cartelle che si trovano all'interno della cartella predefinita o della cartella principale della cassetta postale.
7. Fare clic su Avanti, quindi selezionare il metodo di sincronizzazione.
   • Scegli di sincronizzare tutti i tuoi contatti, eventi e attività. Contrassegna gli elementi che non desideri sincronizzare con la categoria "Non sincronizzare con Salesforce" in Outlook.

Installa e configura Salesforce per Outlook

• Scegli di sincronizzare singoli contatti, eventi e attività. Contrassegna gli elementi che desideri sincronizzare con la categoria "Sincronizza con Salesforce" in Outlook.
•  Fare clic su Avanti, quindi selezionare i tipi di elementi privati ​​che si desidera sincronizzare.
•  Fare clic su Salva. Viene visualizzato un messaggio di benvenuto sull'icona della barra delle applicazioni che ora è attiva. Se sei configurato per sincronizzare gli elementi di Outlook e hai scelto Sincronizza solo gli elementi di Outlook che seleziono per il tuo metodo di sincronizzazione, tutti gli elementi nelle cartelle che hai scelto iniziano a sincronizzarsi automaticamente. L'icona gira durante ogni ciclo di sincronizzazione. Ora continueremo a personalizzare Salesforce per Outlook.

PERSONALIZZAZIONE DELLA FORZA VENDITA PER OUTLOOK
A seconda delle restrizioni impostate dall'amministratore, potresti essere in grado di personalizzare:

• Cosa sincronizzi, inclusi contatti, eventi e attività
• La direzione di sincronizzazione tra Microsoft® Outlook® e Salesforce
• La tua capacità di aggiungere manualmente le email di Outlook ai record di Salesforce

Ora ci rifaremoview e regolare le impostazioni nella configurazione di Salesforce per Outlook.

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona nella barra delle applicazioni e selezionare Salesforce.com > Configurazione di Outlook. L'immagine seguente mostra come vengono visualizzate le opzioni se l'amministratore non pone restrizioni alle personalizzazioni di Salesforce per Outlook.
2. Review le tue impostazioni e-mail e assicurati che entrambe le opzioni Pannello laterale e Aggiungi e-mail siano abilitate. Questo è importante, perché queste opzioni svolgono un ruolo importante nell'aiutarti a diventare efficiente con la routine di integrazione di Outlook e Salesforce.
3. Review cosa sei impostato per sincronizzare. Se lo desideri, puoi modificare i tipi di elementi che sincronizzi qui.
4. Se desideri modificare le direzioni di sincronizzazione e il comportamento in conflitto, utilizza gli elenchi a discesa.
5. Fare clic su Salva.
   Ora sei pronto per continuare a sincronizzare tra Outlook e Salesforce.

SINCRONIZZAZIONE TRA OUTLOOK E FORZA VENDITA

Quando Salesforce per Outlook sincronizza i contatti, gli eventi e le attività, lo fa in base a una pianificazione. Eventi e attività si sincronizzano automaticamente ogni dieci minuti; i contatti si sincronizzano automaticamente ogni ora. Se, tuttavia, Salesforce per Outlook rileva l'inattività della tastiera o del mouse per 30 minuti, la frequenza di sincronizzazione per eventi e attività cambia a 30 minuti. Dopo due ore di inattività, la frequenza di tutti gli aggiornamenti cambia in hourly, e dopo quattro ore, la frequenza cambia in ogni quattro ore.

Gestione degli elementi che non vengono assegnati automaticamente ai record di Salesforce

Se i dettagli negli elementi sincronizzati sono mancanti o duplicati, Salesforce per Outlook non può assegnare questi elementi ai record Salesforce. Il modo migliore per ridurre al minimo questi elementi irrisolti è utilizzare il pannello laterale di Salesforce per aggiungere e-mail ed eventi ai record di Salesforce, di cui parleremo un po' più avanti.

1. In Salesforce Classic, puoi accedere ai tuoi elementi non risolti dal collegamento della barra laterale Elementi non risolti. In Lightning Experience, fai clic sul tuo professionistafile immagine, quindi fare clic su Impostazioni. Immettere l'e-mail nella casella Ricerca rapida, quindi selezionare I miei elementi irrisolti.
2. per riview elementi non assegnati per tipo, seleziona una scheda.
3. View i tuoi articoli non assegnati.
4. Assegna i tuoi articoli ai record Salesforce manualmente o utilizzando i consigli di Salesforce. Se non vuoi assegnare un elemento a un record, seleziona Non assegnare. Gli elementi non assegnati non sono collegati ad altri record e sono visibili solo a te.
   Continuiamo ora con l'aggiunta di email, eventi e attività ai record Salesforce su .

AGGIUNTA DI EMAIL, EVENTI E ATTIVITÀ AI RECORD DELLA FORZA VENDITA

Se desideri aggiungere e-mail, eventi e attività importanti ai record di Salesforce, farlo è un gioco da ragazzi. Ecco un example di come aggiungere un'e-mail ai record di Salesforce.

1. 1. Seleziona un'e-mail in Outlook. Il pannello laterale mostra i record Salesforce relativi ai contatti nell'e-mail.
2. Accanto a ciascun record Salesforce a cui stai aggiungendo la tua email, fai clic su. Dopo aver aggiunto l'e-mail, l'indicatore dell'e-mail aggiunta appare accanto a quei record.
3. Tieni traccia dei record a cui hai aggiunto la tua email.

Aggiungerai eventi nello stesso modo in cui aggiungi le email. Seleziona un evento dal calendario di Outlook e segui gli stessi passaggi.

Cosa succederà ora?

Ora che conosci le basi della sincronizzazione degli elementi e dell'aggiunta di e-mail, puoi ripetereview questi argomenti della guida in linea per imparare a mantenere sincronizzati i tuoi sistemi.

• Gestione di Salesforce per la configurazione di Outlook
• Utilizzo dell'applicazione nella barra delle applicazioni di Salesforce per Outlook
• Domande frequenti su Salesforce per Outlook

Grazie per aver utilizzato Salesforce!

Documenti / Risorse

salesforce Microsoft Outlook e Salesforce sincronizzati [pdf] Istruzioni Microsoft Outlook e Salesforce in Sync, Microsoft Outlook, Salesforce in Sync, Outlook in Sync

Riferimenti

• Manuale d'uso